I. Coûts directs éligibles
Les coûts directs éligibles sont ceux identifiés comme coûts spécifiques directement liés à la réalisation des objectifs du projet.
1. Frais de personnel (Fiche 1 à compléter)
- Les frais de personnel doivent être justifiés en complétant une fiche “Frais de travail” à laquelle seront joints les bulletins de paie ainsi que les justificatifs comptables et financiers (relevés bancaires, contrats de travail)
- La fiche “Frais de travail” doit inclure les informations suivantes : nom du travailleur concerné; fonction dans le projet; salaire brut journalier / mensuel; temps de travail passé sur le projet; montant payé au travailleur
- Les frais de personnel seront calculés sur base du coût journalier réel du travailleur multiplié par le nombre de jours prestés sur le projet.
- Le calcul du coût brut inclura toutes les charges courantes payées par l’employeur, telles que les charges sociales, assurances…
- Les partenaires établiront le budget du projet sur base du coût réel journalier qui ne pourra pas dépasser les plafonds indiqués dans le tableau 5 du General Call for Proposals 2007 Part II: Administrative and financial information. http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/call/part2_en.pdf (tableau 5e)
2. Frais de voyage et de séjour (Fiche 2 à compléter)
Frais de voyage
- Les frais de voyage pour le personnel impliqué dans le projet peuvent être pris en compte.
- Les frais ne sont remboursables que pour les voyages directement en rapport avec des activités spécifiques et clairement identifiables du projet 5 Comités de pilotage + 6 comités techniques. Pour les frais de voyages concernant des personnes ne faisant pas partie des membres du personnel, voir section “Autres coûts" et “Frais de sous-traitance".
- Le remboursement est basé sur le coût réel, indépendemment des moyens de transport choisis.
- Les frais de voyages comprendront les coûts de tous les moyens de transports utilisés pour voyager du point de départ au point de destination (et vice versa) et pourront aussi inclure les frais de visa, frais d’assurance et d’annulation.
- Pour les voyages avec véhicule privé, lorsque c’est justifié et que le prix n’est pas excessif, les frais seront aussi remboursés. Le prix au km sera celui habituellement utilisé dans l’institution, avec un maximum de 0,22 € par km.
Frais de séjour
- Les frais de séjour pour le personnel impliqué dans le projet sont éligibles.
- Le frais de séjour ne pourront cependant pas dépasser les taux maximum indiqués dans le tableau 5f. http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/call/part2_en.pdf (tableau5f).
- Les frais sont remboursables uniquement pour les voyages directement en rapport avec des activités spécifiques du projet et clairemement identifiables. Pour les frais de séjour concernant des personnes ne faisant pas partie des membres du personnel, voir section “Autres coûts" et “Frais de sous-traitance".
- Les frais de séjour couvrent les frais de logement, de repas, ainsi que les déplacements locaux. Pour le calcul des frais de subsistance, vous noterez qu’un jour COMPLET inclut normalement une nuitée d’hôtel. Dans certains cas, l’allocation journalière sans nuitée sera acceptée, au pro rata de la réduction des frais de logement.
- Des justificatifs de votre présence et de votre séjour sur place peuvent vous être demandés
3. Frais d’équipement
- L’achat, la location ou le leasing d’équipement, incluant l’installation, la maintenance ainsi que les frais d’assurance seront admissibles seulement s’ils sont strictement nécessaire à la réalisation des activités du projet (ordinateur, logiciels de bureautique, didacticiels, brochures, CD, DVD).
- Seule la partie ammortie durant le projet ainsi que le taux d’utilisation pour les activités du projet seront pris en compte. Exemple: 1000 € (coût) x 100% (taux d’utilisation) x 33,33 % (taux d’amortissement par an) = 333,30 €
4. Frais de sous-traitance (Fiche 3 à compléter)
- Les frais de sous-traitance sont les coûts occasionnés par un organisme extérieur ou par un particulier pour la réalisation d’une partie des activités du projet (évaluation externe, vérification comptable, impression de brochures, traduction, expertise technique, expertise scientifique, )
- Le partenaire établira un contrat de sous-traitance avec le sous-traitant (coût de la prestation, frais de déplacement…)
- Le partenaire sélectionnera l’offre la plus avantageuse financièrement, c’est-à-dire le sous-traitant offrant le meilleur rapport qualité/prix.
- Les règles spécifiques Communautaires ci-après sont d’application :
- Les contrats d’une valeur inférieure à 200 € peuvent être remboursables sur présentation d’un simple facture.
- Les contrats d’une valeur entre 200 et 3500 € sont sujets à une procédure restrictive impliquant un soumissionnaire (càd qu’une seule offre est suffisante).
- Les contrats d’une valeur entre 3500 € et 25000 € font l’objet d’une procédure impliquant au moins trois soumissionnaires.
5. Autres coûts
- Sont éligibles : les frais de déssimination, d’évaluation spécifiques du projet, d’audits, de traduction, de reproduction; les coûts de services financiers; l’achat de consommables destinés à la réalisation de produits : rames de papier pour l’impression de publications, DVD vierges, livres, frais de conférence, location de salles de réunion, hébergement de sites web, noms de domaine, etc…
- Frais de voyage et/ou de séjour pour des tiers
II. Coûts indirects éligibles (voir la fiche)
- Les coûts indirects éligibles pour les projets sont ceux qui ne sont pas identifiables en tant que coûts spécifiques directement liés à l’exécution du projet.
- Exemples :
- Tous les coûts d’équipement relatifs à l’administration du projet (PC, portables, etc.)
- Les coûts de communication (poste, fax, téléphone, mailing, etc.)
- Les coûts d’infrastructure (location, électricité, etc.). Fournitures de bureau. Photocopies.
- Les coûts indirects sont totallement financés par le partenaire et sont donc calculés comme une somme forfaitaire.
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